Struktur Desain Organisasi Publik
Friday, April 24, 2020
Edit
Oleh : Muhammad Rizki Mulyanudin (Ilmu Administrasi Publik Unpad 2017)
• Henry Mintzberg mengatakan bahwa ada 5 bagian dasar organisasi yaitu :
1. The Operating Core.
Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa
2. The Strategic Apex.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management)
3. The Middle Line.
Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional
4. The Technostructure.
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi.
5. The Support Staff.
Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staff)
• Menurut Henry. Mitzberg desain organisasi dibagi menjadi 5 macam ;
1. Struktur sederhana didominasi oleh strategic apex dan memiliki tingkat sentralisasi yang sangat tinggi dalam melakukan kontrol. Struktur sederhana bersifat simpel tetapi terbatas penggunaannya, yakni pada perusahaan yang kecil ukurannya. Desain organisasi ini memiliki kelemahan tidak dapat digunakan dalam organisasi yang kompleks, paling beresiko karena kepemimpinan tersentralisasi, tergantung pada satu orang saja.
2. Birokrasi mesin didominasi oleh para technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standarisasi. Struktur tipe ini mampu menampilkan aktivitas yang berstandarisasi dengan tindakan yang sangat efisien. Struktur tipe ini efektif digunakan pada perusahaan yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga mudah distandarisasi, lingkungannya simpel dan stabil, serta dapat digunakan pada perusahaan besar.
3. Birokrasi profesional memiliki konsep kunci, yaitu mengkombinasikan standarisasi dan desentralisasi. Operating core mendominasi desain organisasi ini karena mereka memiliki keahlian kritis yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep kunci desain ini dapat terlaksana. Kelebihan struktur ini dapat menampilkan tugas secara terspesialisasi dan efisien secara bersama. Struktur ini biasanya dipakai pada organisasi besar dengan lingkungan yang kompleks dan stabil, menggunakan teknologi rutin, yang berinternalisasi melalui profesionalisme.
4. Struktur divisional yang didominasi oleh manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masing unit birokrasi mesin dan dikoordinasi oleh masing-masing kepada divisi (manajer tingkat menengah). Kepala divisi bertanggung jawab terhadap produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan jasa secara penuh. Tipe ini cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang cocok untuk struktur jenis ini adalah lingkungan yang simpel dan stabil.
5. Adhocracy bersifat sangat fleksibel, standarisasinya rendah, dan sangat terdesentralisasi. Hierarkinya rendah tetapi departementalisasinya sangat tinggi. Struktur jenis ini hampir sama dengan birokrasi-birokrasi profesional, karena keduanya memperkejakan orang orang profesional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin, cocok untuk organisasi dengan lingkungan yang sering berubah dan memiliki resiko yang tinggi. Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi seseorang, tetapi berdasarkan keahlian yang dimiliki.
• Menurut Richard L. Daft desain organisasi dibagi menjadi 5 tipe :
1. Fungsional
Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
2. Divisional
Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis.
3. Matriks
Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama.
4. Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.
5. Jaringan
Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.
• Empat keputusan pokok dalam mendesain struktur organisasi (berdasarkan Gibson, 1993)
• Tiga dimensi struktur organisasi (menurut Stephen. P. Robbins)
1. Kompleksitas, mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi :
a. Diffrensiasi horizontal -> merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
b. Diffrensiasi vertical - merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
c. Diferensiasi Spasial tingkat sejauh mana lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
Kesimpulan
Organisasi tall atau flat selain ditentukan oleh besaran organisasi juga oleh jenis pekerjaan dan karakteristik individu pemegang tugas. Makin tinggi kompleksitas, maka perhatian terhadap masalah-masalah komunikasi, koordinasi dan kontrol makin besar.
2. Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada standarisasi peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
a. Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
b. Memudahkan koordinasi
c. Adanya penghematan
Teknik-teknik formalisasi
a. Seleksi karyawan
b. Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
c. Pelatihan
d. Ritual (kegiatan yang terus menerus dibiasakan dalam organisasi)
Hubungan formalisasi dan kompleksitas
a. Difrensiasi horizontal tinggi -> pembagian kerja bagi pegawai tidak terampil -> Formalisasi tinggi
b. Diffrensiasi horizontal tinggi -> pegawai professional -> Formalisasi rendah
3. Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Desentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh pejabat yng memiliki otoritas tertentu dalam organisasi.
Keuntungan desentralisasi :
a. setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
b. Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
c. Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
d. Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
e. Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
a. Keputusan komprehensif yang akan diambil.
b. Penghematan dan lebih efektif
• Empat jenis tipe strategi organisasi (menurut Miles and Snow)
1. Defenders
Defenders atau penggunaan strategi bertahan dijalankan oleh organisasi yang memiliki domain produk-pasar yang sempit. Top manajer jenis organisasi ini harus sangat ahli dalam area operasi organisasi, namun cendrung tidak mencari peluang diluar domain. Sebagai hasil dari fokus yang sempit ini, organisasi akan jarang melakukan penyesuaian yang besar dalam teknologi, struktur dan metoda operasi. Namun lebih menekankan diri pada perhatian memperbaiki efisiensi dari operasi yang ada.
2. Prospectors
Sebagai prospektor, organisasi hampir selalu terus menerus mencari peluang pasar dan selalu melakukan eksperimen atas respon potensial dari trend lingkungan yang berkembang. Organisasi sebagai pencipta perubahan dan ketidakpastian bagi pesaingnya. Namun karena perhatian terlalu besar pada innovasi maka efisiensi tidak sepenuhnya dapat dicapai.
3. Analyzers
Organisasi sebagai penganalisis beroperasi pada dua domain produk pasar, domain stabil dan tidal stabil (berubah). Dalam domain yang stabil organisasi beroperasi secara rutin dan efisien melalui formalisasi stuktur dan proses. Dalam wilayah ketidakpastian (turbulent), top manajer harus memperhatikan competitor secara dekat untuk melihat ide baru dan adopsi ide tersebut manakala menjanjikan keuntungan.
4. Reactors
Reactors adalah merupakan bentuk keempat atau “residual” setelah defenders, prospectors dan analyzers. Organisasi memilih terpaksa mode reaktor karena kondisi instabilitas sehingga tiga dapat memilih tiga mode lainnya yang lebih stabil. Tiga alasan kemungkinan organisasi memilih mode reaktor: pertama, top manajemen tidak secara jelas mengartikulasi strategi organisasi, sehingga manakala seorang pimpinan tidak ada ditempat organisasi menghadapi instabilitas kondisi ini disebabkan tidak adanya pernyataan kohesif tentang arah organisasi. Kedua, merupakan sebab yang sering terjadi yakni ketidak ada kecocokan antara struktur dan proses dengan strategi yang dipilih. Ketiga, sebab lain dari instabilitas dan juga merupakan kesalahan paripurna (ultimate failure) yaitu karena mempertahankan hubungan strategi-struktur yang tidak sesuai lagi dengan lingkungan bisnis.